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¿Qué es un sistema de gestión de contenidos (CMS)?
Un sistema de gestión de contenidos, también conocido como CMS (por sus siglas en inglés), es una aplicación de software que permite a los usuarios crear, gestionar, modificar y publicar contenido digital —como páginas web, entradas de blog, etc.— en un sitio web sin necesidad de tener conocimientos técnicos especializados ni saber programar. Este tipo de herramienta permite construir rápidamente un sitio web sin necesidad de escribir todo el código desde cero (ni siquiera saber cómo hacerlo).
Un CMS ofrece una solución sencilla y rentable para la gestión de contenidos, lo que permite a las empresas administrar y distribuir su contenido sin necesidad de contar con un equipo de desarrollo de contenidos a tiempo completo.
Componentes principales de un sistema de gestión de contenidos
Desde una perspectiva técnica, un sistema de gestión de contenidos se compone de dos elementos clave:
- Una aplicación de gestión de contenidos (CMA): esta parte permite añadir y gestionar el contenido en tu sitio web.
- Una aplicación de entrega de contenidos (CDA): este es el proceso en segundo plano que almacena correctamente el contenido introducido en la CMA y lo hace visible para los visitantes.
Combinadas, estas aplicaciones se encargan de todo el código, las consultas a la base de datos y la infraestructura a nivel de backend, permitiendo que toda la atención se centre en la parte visual del sitio web.
Tipos de sistemas de gestión de contenidos
Estos son algunos de los tipos más comunes de CMS disponibles en la actualidad:
- CMS acoplado: Es el tipo de CMS más habitual y ofrece una solución todo en uno. Cuenta con un backend completamente funcional conectado al frontend, lo que permite actualizar y publicar contenido en una interfaz visual ya diseñada. Características:
- Requiere alojamiento web dedicado
- Necesita un administrador para su configuración e instalación
- Ejemplos: WordPress, Drupal
- CMS SaaS: Es una solución integral alojada en la nube que proporciona a las empresas una presencia web sencilla. Características:
- Alojado en la nube
- No requiere alojamiento web, instalación ni configuración
- Ejemplos: Acrobat.com, Google Docs
- CMS desacoplado: Es una solución avanzada en la que el backend y el frontend están separados. El proceso completo de creación y entrega de contenidos se realiza mediante una API.
- Ejemplo: Adobe AEM
- CMS sin cabeza (Headless CMS): Cuenta únicamente con un sistema de backend que accede a la base de datos y almacena el contenido en una aplicación web frontend personalizada. Es ideal para organizaciones que necesitan control total y flexibilidad en el acceso a sus contenidos. Características:
- Más flexible que un CMS desacoplado
- Requiere un desarrollador para diseñar, crear y conectar la aplicación frontend
- Ejemplos: Strapi, Cockpit
Funciones básicas de todo Sistema de Gestión de Contenidos (CMS)
Según la definición de CMS, todos los sistemas de gestión de contenidos presentan las siguientes características comunes:
- Digitales
- Permiten crear, dar formato, editar y publicar contenido
- Gestionan y almacenan el contenido en una base de datos
- Ofrecen acceso multiusuario
- Exhiben el contenido al público
- Interfaz sencilla y fácil de usar en forma de panel de control
- Temas gratuitos y personalizables
- Editor de contenidos intuitivo
- Disponibilidad de plugins y extensiones para añadir más funciones al sitio web
Beneficios de usar un CMS
Además de proporcionar una forma sencilla de almacenar y gestionar toda tu información en una base de datos centralizada y de fácil acceso, un CMS eficaz también ofrece lo siguiente:
- Mayor colaboración entre equipos y departamentos: Al tratarse de un CMS basado en navegador y accesible desde cualquier lugar:
- Permite que miembros del equipo en distintas ubicaciones colaboren en proyectos de contenido dentro del mismo sistema y sobre la versión más actual.
- Facilita el acceso al mismo contenido, ya que está almacenado en un único lugar.
- Reduce la necesidad de enviar múltiples archivos a varias personas y gestionar versiones diferentes.
- Facilita la organización mediante funciones de gestión de flujos de trabajo, almacenamiento de contenido y programación.
- Mejora la productividad: Con mejor organización y herramientas a mano, permite a los creadores de contenido centrarse en su trabajo principal: crear contenido de calidad. Pueden dedicar más tiempo a pulir textos, imágenes o vídeos, y realizar A/B testing sobre nuevas ofertas, CTA o líneas de asunto.
- Facilidad para programar contenido: Permite programar publicaciones según fechas límite del calendario, eventos empresariales o lanzamientos de productos.
- Compatible con empresas de cualquier tamaño y escalable según las necesidades.
- Económico y manejable, ya que no requiere de un desarrollador web costoso para realizar ediciones o mantenimiento rutinario del sitio. Un usuario sin conocimientos técnicos puede gestionar fácilmente el sitio y mantener la coherencia del contenido.
Capacidades clave que debes buscar en un CMS
Contar con un conjunto claro de requisitos es esencial al investigar sistemas de gestión de contenido. Antes de decidirte por un CMS, te recomendamos buscar las siguientes características y funcionalidades:
- Funcionalidad empresarial: Define qué quiere lograr la empresa con su sitio web.
- Editor de contenido eficaz, con opciones tanto visuales como basadas en código. Los editores drag-and-drop son una buena opción.
- Funciones básicas de CMS, como la posibilidad de añadir, formatear y publicar contenido, con la incorporación de roles de usuario.
- Acceso a temas, plugins e integraciones de terceros para mejorar el rendimiento del sitio.
- Funciones de marketing como email marketing, redes sociales, cupones, etc.
- Capacidades de comercio electrónico para vender productos desde la plataforma.
- Flexibilidad de diseño, incluyendo diseño responsive para móviles y control sobre el código personalizado.
- Gobernanza del contenido: ¿La creación y gestión de contenido sigue las políticas y procedimientos definidos?
- Gestión de activos: ¿Cómo gestiona el CMS la carga, vinculación y edición de recursos como imágenes, vídeos o PDF?
- Tecnología y aplicaciones: ¿Sobre qué tecnología está construido el CMS y tiene margen de mejora futura?
- Características de seguridad: ¿Qué tan segura es la plataforma y qué medidas están incorporadas?
- Soporte: ¿El CMS ofrece soporte relevante a largo plazo como actualizaciones, hosting, mentoría o asesoría?
- Presupuesto: Establecer un presupuesto es importante, ya que quizá no desees pagar por funciones que nunca vas a utilizar.
- Compatibilidad con SEO: ¿Ofrece el CMS funciones integradas o complementarias para optimizar el sitio y mejorar el posicionamiento en Google y otros buscadores?
- Otras consideraciones:
- Versionado
- Aprobaciones y autoría desde móvil
- Soporte multilingüe
- Integraciones disponibles
- Soporte para múltiples sitios web
Algunos CMS populares
Actualmente, existen diversas plataformas de CMS en el mercado. Cada una cuenta con precios y funcionalidades que se adaptan a distintos tipos de necesidades empresariales. Veamos algunas de las plataformas más populares:
- WordPress: Es una plataforma autohospedada que impulsa alrededor del 43 % de los sitios web en internet. Es fácil de usar y muy flexible gracias a la gran cantidad de plugins y temas disponibles.
Ideal para: pequeñas empresas y autónomos.
- Joomla: Plataforma de código abierto con soporte multilingüe integrado y funciones avanzadas de gestión de usuarios y contenido, lo que la hace ideal para sitios de membresía, comunidades y redes sociales.
Ideal para: organizaciones con presencia global.
- Drupal:
Ideal para: corporaciones, agencias gubernamentales y universidades.
- Magento:
Ideal para: negocios de comercio electrónico.
- Otros:
- WebFlow – para agencias y diseñadores web
- Ghost – para bloggers
- Wix
- HubSpot CMS Hub
- WooCommerce
- Shopify
- BigCommerce
Las funcionalidades de un CMS son una parte importante del proceso de decisión, pero no deben ser el único factor determinante. No querrás gastar demasiado en características que nunca utilizarás, pero tampoco quedarte con un sistema de gestión de contenidos que no se adapte a tus necesidades futuras. Elegir el CMS más adecuado puede ser la clave para crear sitios web eficaces y contenido relevante.
